Accowin biedt de mogelijkheid om de fiches 281.50 elektronisch door te sturen met BELCOTAX.
Er kunnen op 2 manieren fiches worden aangemaakt:
- Manuele ingave
- Automatisch vanuit de geboekte inkoopfacturen.
1. Manuele ingave: via het menu Belcotax- Fiches 281.50
2. Automatisch aanmaken van fiches 281.50 vanuit de geboekte inkoopfacturen:
2.1 Grootboekrekening
De fiches 281.50 kunnen aangemaakt worden als deze kosten zijn geboekt via een inkoopfactuur. De gegevens van de genieter staan in de leveranciersfiches (naam, adres, woonplaats, KBO nummer, Nationaal Nummer, natuurlijke persoon/rechtspersoon.
Vooraleer men fiches kan doorsturen moet men een aantal wijzigingen aanbrengen in de leveranciersfiches en de grootboekrekeningen van Accowin.
Op de grootboekrekening duidt men aan dat er voor deze inkoopfacturen een fiche 281.50 moet gemaakt worden. Er wordt onderscheid gemaakt tussen commissies/erelonen/voordelen/kosten voor rekening van de verkrijger. Dit betekent dat men per soort een aparte grootboekrekening moet aanmaken.
2.2 Leveranciersfiche:
Naam + voornaam van de genieter, adres + woonplaats
Ondernemingsnummer: in te vullen in veld van de BTW nummer (BE enkel indien btw plichtig)
Aard fiche 281.50: indien de ontvanger van de vergoedingen een sportbeoefenaar, trainer of opleider is, kan dit hier worden opgegeven. De vergoedingen worden dan extra opgenomen onder de codes 2.066 of 2.067
Aard: natuurlijk persoon of rechtspersoon.
Voor een rechtspersoon moet steeds het ondernemingsnummer ingevuld worden in het veld BTW nummer.
Voor een natuurlijke persoon: Nationaal nummer invullen. Indien Nationaalnummer niet gekend is kan men dit oplossen door tussen de Naam en de Voornaam een komma te plaatsen zodat deze gegevens worden gescheiden in de aangifte.
Landcode: belangrijk voor het ophalen van de RSZ nummer van dat land. Voor België is dit 0000. Ieder ander land heeft een eigen RSZ code die overgenomen wordt in de aangifte.
2.3 Fiches 281.50 genereren
Selecteer het menu Belcotax-Fiches 281.50 genereren om het aanmaken van de fiches te starten.
Accowin toont na het selecteren van de menukeuze een overzicht van alle dossier die niet in orde zijn voor het aanmaken van de fiches 281.50. Indien er voor deze dossiers toch fiches 281.50 moeten gemaakt worden dan moet men deze dossiers één voor één selecteren zodat Accowin deze dossiers kan bijwerken.
Door te kiezen voor Afdrukken kan men deze lijst uitdrukken om verdere bewerkingen te doen.
Na afdrukken of Sluiten vraagt Accowin om deze dossiers te verwijderen uit de overzichtslijst. Antwoord Ja indien men verder wilt werken zonder rekening te houden met deze dossiers.
Selecteer de dossiers waarvoor fiches 281.50 dienen aangemaakt te worden.
Met 
kan men alle dossiers in éénmaal selecteren.
Met 
kan men de selectie ongedaan maken.
Met de selectieknop FICHES AANMAKEN genereert accowin de fiches van alle dossiers waarvoor er ereloonfiches dienen gemaakt te worden.
Tip: Het is aan te raden om de fiches 281.50 dossier per dossier aan te maken.
Zo bewaart men beter het overzicht en kan men beter ingrijpen indien er gegevens van de begunstigde ontbreken.
Indien het programma foutieve gegevens bemerkt bij het aanmaken van de fiches wordt na het aanmaken van de fiches een overzicht getoond met de gevonden fouten. De lijst kan worden afgedrukt om de nodige aanpassingen van de gegevens te kunnen doen.
(op de leveranciersfiches of bij de dossiergegevens)
Na het klikken op FICHES AANMAKEN toont accowin een overzicht met de gegenereerde fiches.
Klik op Detail aangifte om de gegevens van de aangever te raadplegen.
Klik op Overzicht inkoopfacturen om de lijst te zien van de inkoopfacturen die in aanmerking werden genomen om de geselecteerde fiche samen te stellen.
Via de knop drukken controlelijst kan een overzicht worden afgedrukt van de fiches met de bijhorende inkoopfacturen
Indien alle fiches volledig zijn, en er geen gegevens ontbreken, kunnen de fiches definitief worden overgezet naar de dossiers via de knop Fiches overzetten naar dossiers.
Als de gegenereerde fiches werden overgenomen in de dossiers kan men deze raadplegen en wijzigingen zoals bij de manuele ingave van fiches.
3. Afdrukken van de fiches en de controlelijsten
- Fiches 281.50 om eventueel aan de begunstigden te overhandigen
- Lijst met overzicht van de fiches voor het dossier
- Vergelijking van de detail in de boekhouding met de fiches
Op deze lijst kan men nagaan of er verschillen zijn tussen de gegenereerde fiches en de fiches die in Accowin beschikbaar zijn. Verschillen kunnen voortvloeien uit manuele aanpassingen na het genereren van de fiches of als gevolg van het manueel aanmaken of verwijderen van fiches - Fiches zonder boeking in de boekhouding
Deze lijst geeft een overzicht van fiches die niet automatisch gegenereerd werden
4. Aanmaken en verzenden van het XML-bestand naar Belcotax.
Selecteer het menu Belcotax – Aanmaken XML.
U krijgt een selectielijst met de dossiers waarvoor fiches bestaan die via Belcotax kunnen worden doorgezonden.
Er zijn 2 types van XML-bestand die kunnen worden aangemaakt:
XML voor definitieve aangifte of XML voor testaangifte.
Tip: maak eerst een testbestand aan om door te sturen naar Belcotax, hiermee kan u nagaan of alle gegevens in het bestand correct verwerkt worden door Belcotax. Als bij de verwerking van het testbestand geen fouten worden gemeld door Belcotax, kan een definitieve aangifte worden doorgezonden.
Selecteer de dossiers welke moeten worden opgenomen in het XML-bestand dat u wil doorsturen via Belcotax en druk op de knop OK.
Vervolgens wordt het scherm getoond om de BELCOTAX toepassing te starten. Door de klikken op Locatie bestand kopiëren kan men de locatie in het geheugen plaatsen om achteraf te plakken.
! Hoe een BOW bestand aanmaken !
Zie artikel: https://support.corpgroup.site/nl/support/solutions/articles/101000378742-xml-omvormen-naar-bow
Log vervolgens in op de BELCOTAX toepassing
Klik op Verzending per bestand en vervolgens op Voorbereiding
Met CTRL_V (indien het bestand in het klembord staat) ofwel met Bladeren kan met het bestand selecteren dat werd aangemaakt door Accowin.
Belcotax maakt vervolgens een DOELBESTAND en een FOUTENBESTAND aan.
Klik vervolgens op CONVERTEREN om verder te gaan.
Na het converteren toont BELCOTAX de fouten die gevonden zijn en die moeten verbeterd worden.
Indien men een Testuitvoering heeft uitgevoerd ontvangt met de hiernavolgende foutboodschap.
Dit betekent dat er verder geen fouten zijn gevonden in het converteren.
U kan nu het definitieve XML-bestand aanmaken en doorsturen.
Na een testuitvoering moet men vanuit accowin terug het definitieve XML-bestand aanmaken om door te sturen.
Klik op Verzending Bestand om de fiches definitief door te sturen
Zoek het juiste BOW bestand in de map \accowin\_belcotax
Vul uw email adres in om antwoord te ontvangen
U ontvangt een referentie van de verzending en een email van de verwerking.
