1. COPYRIGHT 

Reproductie (zelfs gedeeltelijk) van de AccoWin-software en/of deze handleiding in welke vorm dan ook is verboden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.

De koper van de AccoWin-software is wel gerechtigd tot het aanmaken van één kopie enkel en alleen met als doel zijn origineel te beschermen.

De AccoWin-software en de inhoud van deze handleiding kunnen aan wijzigingen onderhevig zijn en dit zonder voorafgaande melding.
 

2. GARANTIE

De garantie gekoppeld aan dit programma beperkt zich tot de vervanging van het programma bij vaststelling van een defecte cd-rom. De defecte diskette dient in dat geval geretourneerd te worden.

De cd-rom wordt virusvrij afgeleverd. Virussen kunnen de ACCOWIN-software onherstelbaar beschadigen, vanwege de speciale compressietechnieken. Wees dus op uw hoede voor illegale kopies.

3. CONFIGURATIE

Minimaal is de volgende PC-configuratie vereist:

• Personal Computer uitgerust met Windows 95 of 98, Me of 2000 of XP
• Centraal geheugen minimaal 32 MB (Win95, 64MB voor Win98, NT of hoger)

4. INSTALLATIE- EN OPSTARTPROCEDURE

4.1 INSTALLATIE VIA CD-ROM EN HARDE SCHIJF

Start eerst uw computer op met uw gebruikelijk operating systeem vanaf harde schijf.

Plaats de cd-rom in de cd-romdrive en volg de instructies die op het scherm verschijnen.

Normaal start het setup-programma automatisch.

Indien dit niet het geval is, volgt u de onderstaande instructies:

• Kies op het bureaublad voor START en dan UITVOEREN
• Geef vervolgens ‘d:SETUP’ in (waarbij ‘d:’ gelijk is aan cd-romstation) en druk op ENTER

Het programma zal nu opstarten.

Op het scherm verschijnt een installatieprocedure, die u doorheen de installatie zal leiden.

U moet eerst enkele gegevens invullen zoals naam en eventueel de bedrijfsnaam.

Vervolgens kiest u voor NEXT om verder te gaan of CANCEL om de installatie te onderbreken.

Na de gebruikersgegevens krijgt u een scherm met de vooringestelde waarde van de directory op de harde schijf naar waar het programma zal worden gekopieerd. U kunt deze nog wijzigen, maar we raden u aan deze te behouden omdat toekomstige ACCOWIN-programma's deze directory automatisch voorstellen.

Door nogmaals te klikken op NEXT kunt u verder gaan.

U moet de directory niet vooraf creëren op uw harde schijf. Dit wordt tijdens de installatie automatisch gedaan. Indien de directory reeds bestaat, wordt de vraag gesteld om verder te gaan. Het installatieprogramma zal u ook vragen om een mapnaam (folder) te kiezen, zodat u het programma vanuit het Windows-menu kunt opstarten.

Na installatie vraagt het programma om de computer opnieuw op te starten.

Gelieve dit ook te doen, anders zal het programma nog niet werken.

U kunt het programma nu opstarten door met de muis op het icoontje op het werkblad te klikken. Ofwel kiest u in het menu START, PROGRAMMA’S en dan de werkmap AccoWin.

Opmerking: Het programma kan NIET VANAF CD-ROM worden opgestart en dient steeds geïnstalleerd te worden op harde schijf.

5. PROGRAMMA ACCOWIN

5.1 HET HOOFDMENU VAN ACCOWIN

Nadat het programma is opgestart toont ACCOWIN het hoofdmenu op het scherm. Bovenaan het menu bevindt zich de horizontale menubalk. Via de horizontale menubalk kunnen alle ACCOWIN-toepassingen opgestart worden.

Wanneer het programma wordt opgestart is de horizontale menubalk evenwel nog niet volledig actief.

De menubalk van het hoofdmenu kan op 2 manieren worden geactiveerd:

Via het toetsenbord:

Druk op de F10-toets of de ALT-toets.

De menucursor wordt op het scherm getoond (de cursor bevindt zich op de eerste menukeuze ‘Start’). 

U kunt de menubalk en de menulijsten ook activeren wanneer u ALT + de eerste letter van een van de keuzes uit de menubalk drukt.

Vb. Om de menulijst bij de optie ‘Start’ uit de menubalk te activeren, drukt u tegelijkertijd ALT + de letter S.

Vanaf dan kunt u gebruik maken van alle cursortoetsen ­, ― en ¬ om een keuze te maken uit het hele hoofdmenu. 

Nadat u de juiste keuze met de menucursor heeft aangeduid, drukt u op ENTER om de gekozen optie te selecteren.

Als de menubalk en de menulijsten actief zijn, worden sommige letters van de keuzes onderlijnd. Een keuze kan ook altijd worden gemaakt door op de onderlijnde letters te drukken.

Via de muis:

Het hoofdmenu kan ook geactiveerd en bestuurd worden door de gewenste keuzes uit de menubalk en de andere menu's aan te klikken met de muis.

5.2 DE DIALOOGVENSTERS VAN ACCOWIN

Opdrachten worden normaliter gegeven via ‘dialoogvensters’. Voordat ACCOWIN een opdracht via een dialoogvenster kan uitvoeren, moet u de nodige informatie in het dialoogvenster invoeren en een keuze maken uit de gegeven opties.

5.2.1 Opbouw van een dialoogvenster

Dialoogvensters kunnen opgebouwd zijn uit 5 verschillende elementen, die we in wat volgt de ‘opties’ zullen noemen:

Controleblokje: In een controleblokje kan een optie worden in- of uitgeschakeld. Een ‘X’ in het controleblokje betekent dat de optie is ingeschakeld.

Tekstblok: In een tekstblok wordt u gevraagd om een bepaalde tekst of bepaalde getallen in te voeren.

Optieblok: In een optieblok worden u een aantal mogelijke opties aangeboden die bij elkaar horen. U kan één van deze opties kiezen. Een optieblok kan worden vergeleken met de keuzeknoppen van een radio: als een knop wordt ingedrukt, dan wordt de oorspronkelijk geselecteerde knop opnieuw uitgeschakeld. Er kunnen dus nooit twee keuzes tegelijkertijd worden aangeduid. 

Een markeringsteken naast een optie betekent dat deze optie werd geselecteerd.

Keuzelijst: Langere lijsten worden getoond via keuzelijsten. U kunt één item uit de lijst aanduiden (selecteren).

Actieblokje: Onderaan een dialoogvenster bevinden zich meestal ook een aantal actieblokjes die aanduiden wat u zal gaan doen met de ingevoerde informatie. 

5.2.2 Opties selecteren

Als een dialoogvenster op het scherm is afgebeeld, is een van de opties (elementen) van het dialoogvenster reeds geselecteerd. De geselecteerde optie wordt aangeduid door de cursor.

Er zijn verschillende manieren om een optie te selecteren:

• U kunt van de ene optie naar de andere optie ‘springen’ via de TAB-toets of via de SHIFT+TAB-toets.
• Een optie kan ook geselecteerd worden door de vetgedrukte letter te typen.
• Een optie kan tenslotte ook gekozen worden door haar aan te klikken met de muis.

5.2.3 Opties wijzigen

De manier waarop een optie zelf gewijzigd kan worden is afhankelijk van de optie waarover het gaat:

Controleblokje: Een ‘X’ in het controleblokje betekent dat de optie is ingeschakeld. Als het controleblokje leeg is, is de optie niet ingeschakeld.

Een controleblokje kan in- of uitgeschakeld worden door de spatiebalk in te drukken, door de bijhorende vetgedrukte letter te typen of door het controleblokje aan te klikken met de muis.

Tekstblok: Een tekstblok kan reeds een tekst of getallen bevatten maar kan ook leeg zijn. Als het tekstblok leeg is, kunt u zelf informatie invoeren. Indien een tekstblok reeds informatie bevat, dan kunt u deze desgewenst informatie vervangen. Wanneer de informatie die u invoert niet correct is, zal u ofwel niet verder kunnen invoeren ofwel krijgt u een boodschap die aanduidt welke informatie wel kan ingevoerd worden.

Optieblok: Een markeringsteken naast een optie binnen een optieblok betekent dat deze optie werd geselecteerd.

Een optie uit een optieblok kan geselecteerd worden via de cursortoetsen ­ en ―, door de bijhorende vetgedrukte letter in te typen of door de gewenste optie binnen het optieblok aan te klikken met de muis.

Keuzelijst: De opties binnen een keuzelijst kunnen geselecteerd worden via de cursortoetsen ­ en ―, of door de gewenste keuze aan te klikken met de muis. Een keuzelijst kan meer keuzes bevatten dan u in één oogopslag kunt zien. U kunt de lijst naar boven of naar beneden schuiven om de andere opties te bekijken. Naast de keuzelijst wordt via een bewegend blokje aangeduid waar u zich ongeveer in de lijst bevindt.

Wordt een item uit de keuzelijst geselecteerd dan wordt dat item afgedrukt in een andere kleur.

5.2.4 Een opdracht uitvoeren

Onderaan een dialoogvenster bevinden zich meestal ook enkele ‘actieblokjes’. De actieblokjes duiden aan welke opdrachten u kunt uitvoeren nadat u bepaalde informatie binnen het dialoogvenster heeft ingevoerd.

Om een opdracht uit te voeren selecteert u eerst het gewenste actieblokje. Eén actieblokje is altijd automatisch geselecteerd.

De vetgedrukte haakjes rond het actieblokje geven aan welk actieblokje momenteel geselecteerd is.

U kunt ook een actieblokje selecteren door de bijhorende vetgedrukte letter in te typen.

Om de geselecteerde opdracht vervolgens ook effectief uit te voeren, drukt u op ENTER.

Een opdracht kan eveneens worden uitgevoerd door het gewenste actieblokje met de muis aan te klikken.

5.3 MENUSCHERMEN

5.4 DOSSIERBEHEER IN ACCOWIN

 AccoWin is een multidossier boekhoudpakket. Afhankelijk van de vrije ruimte op uw harddisk kunt u onbeperkt dossiers beheren en dit voor meerdere boekjaren.

Voordat er boekingen kunnen worden ingegeven, moet er eerst een dossier worden aangemaakt. Deze databank bevat gegevens over uw cliënt zoals naam, adres, handelsregister, BTW-registratienummer, type van bedrijf, kwartaal- of maandaangifte voor de BTW, startdatum eerste boekjaar en aantal maanden in het eerste boekjaar.

In het hoofdmenu vindt u de optie ‘Dossiers openen’.

Indien een dossier werd geselecteerd dan is dit niet meer toegankelijk voor andere AccoWin-gebruikers binnen het netwerk.

We overlopen even de verschillende mogelijkheden:

5.4.1 Een nieuw dossier invoeren en daarna het dossier selecteren

Een nieuw dossier wordt aangemaakt door in het ‘Start’-menu achtereenvolgens ‘Dossiers beheren’ en ‘Nieuwe fiche’ te selecteren.

Er verschijnt dan een invoervenster, waarin u gevraagd wordt om een aantal dossiergegevens in te voeren.

Het veld ‘Interne code’ is een verplicht veld en kan zowel numerieke als alfabetische karakters bevatten. Deze code kan eventueel overeenkomen met de dossiernummering in uw kantoorarchief.

Dossiers met een BTW-registratienummer worden opgenomen in de jaarlijkse BTW-listing.

Het veld ‘BTW-Controle’ bevat informatie over het controlekantoor en het tijdstip van indienen van de BTW-aangifte. Deze informatie wordt samen met het BTW-registratienummer afgedrukt op de periodieke BTW-aangifte en vormt zo het BTW-identificatie-etiket.

Zodra alle gegevens correct zijn ingevoerd drukt u op <OK> of ‘Volgend’ al naargelang u bezig bent met het aanmaken van een nieuw dossier of met het wijzigen van een bestaand dossier.

Het selecteren van een dossier gebeurt zoals beschreven in punt 5.5.

Het boekjaar wordt door AccoWin zelf aangemaakt aan de hand van de start- en einddatum van het boekjaar. Het boekjaar wordt genoemd naar het jaartal van de einddatum.

Het veld ‘BTW aangifte’ bepaalt of er gewerkt wordt met maandaangifte of kwartaalaangiften voor de BTW-aangiften.

Het aantal maanden van het boekjaar is standaard ingesteld op 12, maar kan voor kwartaalaangiften verminderd worden naar 4. Het aantal maanden is wel bepalend voor het centralisatiejournaal.

Het veld ‘Forfait’ heeft betrekking op het type forfait voor de forfaitaire handelingen waarvoor een akkoord bestaat bij de administratie. Dit deel van het programma is nog in ontwikkeling en zal via een update aan AccoWin worden toegevoegd.

De velden ‘Nationaalnummer’, ‘Nat. nr. echtgenote’, ‘Repertorium’, ‘Aanvraag uitstel’ en ‘Grens 75 % belasting’ zijn facultatief. Ze vormen een uitbreiding van AccoWin voor het beheren van de uitstelaanvragen.

De velden ‘Handelsregister’: ‘Plaats’ en ‘Nummer’ kunt u gebruiken bij het afdrukken van de facturen indien u niet werkt met eigen briefhoofden.

De groepsbox ‘Facturatie’ bevat informatie voor het afdrukken van facturen die aangemaakt worden door AccoWin. Er zijn momenteel 4 lay-outmodellen voor het afdrukken van facturen.

Firmagegevens niet afdrukken (briefhoofding)

Verkoopfacturen kunnen worden afgedrukt op eigen ontworpen modellen van AccoWin ofwel op voorgedrukte briefhoofden. Indien deze optie is aangevinkt, veronderstelt het programma dat er gedrukt zal worden op voorgedrukte formulieren.

Factuurprijzen inclusief BTW

Bij deze keuze worden de detaillijnen op de verkoopfacturen inclusief BTW ingegeven en achteraf gesplitst bij de verdeling van de BTW-groepen.

Banken

Er kunnen drie bankinstellingen met omschrijving en rekeningnummer worden ingegeven. Deze worden afgedrukt op de verkoopfacturen indien er niet met een briefhoofd wordt gewerkt.

Refertes Klanten / Leveranciers

De referte is een interne nummering van de klanten en de leveranciers en kan ‘Numeriek’ of ‘Alfanumeriek’ zijn. De numerieke referte biedt het voordeel dat het programma zelf de nieuwe referte voorstelt bij het aanmaken van een nieuwe klant of leverancier. Alfanumerieke refertes moet zelf beheerd worden.

De numerieke referte is standaard ingesteld op een lengte van 4 posities. Deze lengte wordt opgegeven bij het aanmaken van een dossier en kan achteraf niet meer gewijzigd worden.

Overnemen dossiergegevens 

Bij het aanmaken van een nieuw dossier bestaat via de laatste tab de mogelijkheid om bestaande grootboekrekeningen + centralisatierekeningen, dagboeken, munten en klanten + leveranciers over te nemen uit een bestaand AccoWin-dossier.

Vanuit Accobel kunt u de klanten, leveranciers en grootboekrekeningen overnemen.

Munten, dagboeken en centralisatierekeningen kunt u het best op ‘Standaard’ instellen.

Controleer na de overname van de rekeningen of alle standaard-centralisatierekeningen voorkomen in de overgenomen grootboekrekeningen.

Om enkel de grootboekrekeningen over te nemen duidt u 'Uit dossier' aan bij grootboekrekeningen.

Vergeet niet het dossier te selecteren waaruit de rekeningen moeten worden overgenomen ( Klik hiervoor op de knop ).

Om gegevens uit een Accobel-dossier over te nemen drukt u op   om het dossier te selecteren.

5.4.2 De gegevens m.b.t. een bestaand dossier wijzigen

U heeft ook de mogelijkheid om de gegevens met betrekking tot een bestaand dossier te wijzigen. Daarvoor selecteert u het betreffende dossier en kiest voor ‘Wijzigen’.

Er wordt u een invoervenster getoond met de reeds bestaande dossiergegevens. Via dit invoervenster kunt u nu de bestaande gegevens wijzigen.

Zodra alle gegevens correct zijn ingevoerd klikt u achtereenvolgens op <OK> (of op het vinkje) en op ‘Sluiten’ waardoor u terugkeert naar het hoofdmenu.

5.4.3 Een bestaand dossier opzoeken

Bestaande dossiers kunt u steeds snel terugvinden door onderaan links in het tekstvak de beginletters van het op te zoeken dossier in te voeren. U kunt de volledige naam invoeren of slechts een aantal beginletters. Hoe meer letters u invoert, hoe nauwkeuriger de dossiernaam wordt opgezocht. 

Vb. Voert u de letter ‘a’ in, dan plaatst AccoWin de keuzebalk bij het eerste dossier waarvan de naam begint met de letter ‘a’.

Vb. Voert u de naam "Carratta" in, dan plaatst AccoWin de keuzebalk op de naam ‘Testdossier’ indien deze naam wordt gevonden.

5.4.4 Een bestaand dossier verwijderen uit de lijst

Een bestaand dossier kan uit de keuzelijst worden verwijderd door in het menu ‘Start’ naar ‘Dossiers beheren’ te gaan. Selecteer vervolgens het juiste dossier en druk op ‘Wissen’.

Om een dossier te verwijderen mag dit dossier niet actief zijn. Als u dit toch probeert, krijgt u de boodschap: ‘Het actieve dossier kan niet gewist worden’. U kunt het dossier alsnog verwijderen door de opdracht <Wissen> uit te voeren. Het programma vraagt dan een extra bevestiging om het dossier te verwijderen.

5.4.5 Een bestaand dossier selecteren

Om een dossier te selecteren duidt u het gewenste dossier in de keuzelijst aan met de muis of de cursor (via de cursortoetsen ­ en ―, en dan ENTER drukken).

Op het hoofdmenuscherm verschijnt een venster met de gegevens van het geselecteerde dossier. Vanaf dit ogenblik is dit dossier afgeschermd voor andere gebruikers binnen het netwerk.

5.4.6 Boekingsperiode in ACCOWIN

De boekingsperiode 00 wordt uitsluitend gebruikt om de overdracht van het ene boekjaar naar het andere te doen.

Verder worden er steeds twaalf boekingsperioden aangemaakt om een centralisatie mogelijk te maken per maand. Het programma maakt een onderscheid tussen een boekingsperiode en een BTW-aangifteperiode. 

De BTW-aangifteperiode is afhankelijk van de keuze die u gemaakt hebt in het veld ‘Aangifte’ van uw dossier.

Toevoegen van boekingsperioden is mogelijk met de toets ‘Aanmaken’.

Er is geen beperking in het aantal boekingsperioden.

Het onderscheid tussen ‘BTW-aangifteperiode’ en ‘Boekingsperiode’ maakt het mogelijk om een BTW-aangifte te maken gespreid over twee boekjaren.

Vb. Een boekjaar loopt van 1 augustus 1995 tot 31 juli 1996. De BTW-aangifte van het 3de kwartaal 1996 bevat de boekingen van 1 juli tot 30 september 1996.

Wissen:   Vernietigen van een periode met status = niet gebruikt.

Openen: Open een boekingsperiode.

Sluiten:   Sluit een boekingsperiode.

Aanmaken:               Een boekingsperiode toevoegen vb. boekjaar meer dan 12 maanden.

                  Status van een boekingsperiode:

niet gebruikt:              Dit is de default-instelling na het aanmaken van een dossier.

geopend:    Er kunnen boekingen worden gedaan in deze periode.

gesloten:      Boekingsperiode is afgesloten. Er kunnen geen facturen meer ingeboekt worden in deze periode. Dit beveiligt de BTW-gegevens.

5.4.7 Dagboeken

Het aantal aan te maken dagboeken is onbeperkt. Standaard maakt het programma vier dagboeken aan: verkoopdagboek, aankoopdagboek, dagboek diversen en een kasdagboek.

Financiële dagboeken bevatten naast een dagboeksoort extra een centralisatierekening (550xxx of 570xxx).

De verschillende dagboeken kunt u raadplegen onder het menu ‘Parameters’, ‘Beheer dagboeken’.

5.4.8 Boekjaar

Deze optie biedt de mogelijkheid om een boekjaar te selecteren. Het volgende boekjaar wordt aangemaakt bij het afsluiten van een boekjaar. De voorlopige afsluiting van het boekjaar kan meerdere keren worden uitgevoerd.

5.5 DAGBOEKEN: INVOER BOEKINGEN

5.5.1 Verkoopfacturen / Uitgaande creditnota's

      Combobox periode

Hier kunt u de gewenste periode selecteren. Standaard zal het programma het hoogste cijfer, meer bepaald de laatst geopende periode, weergeven.

      Combobox dagboek

Hier kunt u wisselen tussen de verkoopdagboeken, indien u meerdere dagboeken heeft aangemaakt.

Vb.: Een dagboek ‘verkopen’ en dagboek voor de creditnota’s.

      Fakt (Factuur) / C.N. (Creditnota):

Naargelang er een factuur of een creditnota wordt ingeboekt, wordt het onderscheid gemaakt tussen ‘Factuur’ of ‘Creditnota’.

      Document

AccoWin stelt altijd het volgende volgnummer voor om een nieuwe verkoopfaktuur op in te boeken. Dit volgnummer kan worden gewijzigd om een reeds ingeboekte faktuur op te vragen. Zolang een periode niet is afgesloten kunnen er wijzigingen worden aangebracht in de ingevoerde boekingen.

Datum document

Dit is de datum die wordt vermeld op het document. Indien de datum niet overeenstemt met de ingestelde periode geeft AccoWin een melding.

      Vervaldatum

Indien u bij de klantgegevens een betalingstermijn hebt ingegeven, zal de vervaldatum automatisch worden ingevuld. Het programma telt deze betalingstermijn dan bij de ingevoerde datum van het document op.

      Opmerking

Dit veld kan gebruikt worden om:

- de naam van de klant in te vullen

- een bijkomende omschrijving te geven.

      Klant

Vul het klantnummer in ofwel een aantal letters van de naam en druk daarna op ‘Enter’ of klik met de muis op het vergrootglas. Het programma toont een overzichtsscherm met de bestaande klanten.

Indien de klant nog niet is opgenomen in het bestand, klik dan op ‘Annuleer’ om terug te keren naar het vorige invoerscherm. Klik vervolgens in het hoofdmenu op ‘Boekhouding’ en ‘Klanten’ ofwel op het icoontje in de takenbalk. Voorlopig dient u een klant te selecteren om daarna een nieuwe fiche aan te maken.

      Totaal inclusief BTW

Vul hier het totaalbedrag in zoals vermeld op het document

      Totaal BTW of BTW-Creditnota

Vul het bedrag BTW in indien het op het document vermeld wordt.

      Ventilatie verkopen:

      Rekeningnummer

Vul de algemene rekening in waarop de factuur wordt geventileerd. Indien de ingevulde rekening niet bestaat, zal AccoWin dit melden. Als u rechts op het kleine vakje klikt, krijgt u een overzicht van het algemeen rekeningstelsel waaruit u de gewenste rekening kunt selecteren.

      Bedrag

Vul het bedrag in dat op de algemene rekening moet worden geventileerd. AccoWin zal automatisch de maatstaf van heffing voorstellen.

      BTW-code

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen Belgische klanten en belastingsplichtige EEG- of niet-EEG-klanten.

Het programma geeft een overzicht van de BTW-percentages, berekent de BTW op de maatstaf van heffing en controleert dit met de totale BTW.

     Omschrijving

          Hier kunt u een bijkomende inlichting of opmerking invullen.

      KW (Kwartaal) en Jaar

Vul hier kwartaal en jaar in voor intracommunautaire leveringen en gelijkgestelde handelingen. De instellingen van code EEG, code BTW van de klant en de code goederen van de algemene rekening zijn bepalend voor het al dan niet invullen van deze velden.

      Aantal

           Invullen aantal stuks, kg., liters. 

      Bedrag BTW

Hier wordt de BTW berekend op de maatstaf en kunt u vergelijkingen maken met de totale BTW bovenaan.

      Rooster BTW-aangifte

           Het programma bepaalt zelf het rooster van de BTW-aangifte.

5.5.2 Dagontvangsten

AccoWin bevat een module dagontvangsten waarin u de dagontvangsten kunt ingeven.

U kunt 9 kolommen voor dagontvangsten definiëren waarbij per type het 

BTW-percentage en de grootboekrekening kan worden opgeven.

Om dagontvangsten te kunnen verwerken volgt u deze stappen:

1) Creëer de grootboekrekeningen waarop de verschillende verkopen moeten worden geboekt.

2) Maak een klant aan voor het inboeken van de dagontvangsten via het verkopendagboek. (De ingegeven verkopen van het dagontvangsten boek worden automatisch naar het verkopendagboek gezonden.)

3) Definieer een verkopendagboek voor de dagontvangsten.

4) Definieer de kolommen voor het dagontvangstenboek.

 Bij ‘Rekening’ definieert u de klant. Bij ‘Dagboek’ geeft u de code van het verkopendagboek.

De verschillende groepen vertegenwoordigen de verschillende kolommen uit uw dagontvangstenboek. Vb. Verkopen, verzorgingen.

Per type geeft u de BTW-code op die van toepassing is op dat type verkopen, alsook de grootboekrekening waarop dat type dagontvangsten moeten worden geboekt.

 5) Geef de dagontvangsten op in de module ‘Dagontvangsten’ via het menu :

    ‘Boekhouding’, ‘Ingave dagboeken’, ‘Dagontvangsten’.

Geef de verschillende soorten dagontvangsten op in de vooraf gedefinieerde kolommen.

Geef de bedragen inclusief BTW in. Bij de verwerking zal het programma automatisch het bedrag exclusief BTW berekenen op basis van het BTW-percentage dat is opgegeven via de parameters (zie stap 4).

Het totaalbedrag per dag wordt automatisch berekend (totaal van de verschillende kolommen).

6) Als u op de ‘OK’-knop klikt, zal vanuit de ingegeven dagontvangsten automatisch een boeking voor het verkopendagboek worden aangemaakt.

Per kolom wordt een boekingslijn gegenereerd en wordt het bedrag exclusief BTW, alsook de BTW berekend.

Bevestig deze boeking door op de knop 'Factuur inboeken' te klikken of druk op F12.

De dagontvangsten zijn nu geboekt in AccoWin.

5.5.3 Aankoopfacturen / Inkomende creditnota's

      Combobox periode

     Hier kunt u de gewenste periode selecteren. Standaard zal het programma het hoogste cijfer, meer bepaald de laatst geopende periode, weergeven.

      Combobox dagboek

Hier kunt u wisselen tussen de aankoopdagboeken, indien u meerdere dagboeken heeft aangemaakt.

Vb.: Een dagboek ‘aankopen’ en een dagboek voor de creditnota’s.

      Document

AccoWin stelt altijd het volgende volgnummer voor om een nieuwe aankoopfactuur op in te boeken. Dit volgnummer kan worden gewijzigd om een reeds ingeboekte factuur op te vragen. Zolang een periode niet is afgesloten kunnen er wijzigingen worden aangebracht aan de ingevoerde boekingen.

      Fact (Factuur) / C.N. (Creditnota)

Naargelang er een factuur of een creditnota wordt ingeboekt, wordt het onderscheid gemaakt tussen ‘Factuur’ of ‘Creditnota’.

      Datum document

Dit is de datum die wordt vermeld op het document. Indien de datum niet overeenstemt met de ingestelde periode geeft AccoWin een melding.

      Vervaldatum

Opmerking

           Dit veld kan gebruikt worden om:

           - de naam van de leverancier in te vullen

           - bijkomende omschrijving

      Leverancier

Vul het nummer in ofwel een aantal letters van de leveranciersnaam en druk daarna op ‘Enter’ of klik met de muis op het vergrootglas. Het programma toont een overzichtsscherm met de bestaande leveranciers.

Indien de leverancier nog niet in uw bestand is opgenomen, klik dan op ‘Annuleer’ om terug te keren naar het vorige invoerscherm. Klik vervolgens in het hoofdmenu op ‘Boekhouding’ en ‘Leveranciers’ ofwel op het icoontje in de takenbalk. Voorlopig dient u een klant te selecteren om daarna een nieuwe fiche aan te maken.

      Totaal inclusief BTW

           Vul hier het totaalbedrag in zoals vermeld op het document

      Totaalbedrag BTW

Vul het BTW-bedrag in indien het op het document vermeld wordt. De opsplitsing van BTW-ventilatie in ‘Aftrekbaar’, ‘Niet-aftrekbaar’, ‘Intracommunautair’ en ‘Medecontractant’ gebeurt op basis van:

- de EEG-code leverancier

- het aftrekbare BTW-percentage in de algemene rekening

      Ventilatie aankopen:

           Rekeningnummer

Vul de algemene rekening in waarop de factuur wordt geventileerd. Indien de ingevulde rekening niet bestaat, geeft AccoWin een overzicht van het algemeen rekeningstelsel waaruit u de gewenste rekening kunt selecteren.

Indien de grootboekrekening niet bestaat, klik dan op ‘Annuleer’ om terug te keren naar het vorige invoerscherm. Klik vervolgens in het hoofdmenu op ‘Boekhouding’ en ‘Grootboekrekening’ ofwel op het icoontje in de takenbalk. Voorlopig dient u een rekening te selecteren om daarna een nieuwe fiche aan te maken.

           Bedrag

           Vul het bedrag in dat op de algemene rekening moet worden geventileerd.

           BTW-code

Er wordt een onderscheid gemaakt op basis van de EEG-code van de leverancier. Het programma geeft een overzicht van de BTW-percentages, berekent de BTW op de maatstaf van heffing en controleert dit met de totale BTW.

           Rooster BTW-aangifte

           Het programma bepaalt zelf het rooster van de BTW-aangifte.

Plaatsen van de aankopen in de juiste rubriek van de BTW-aangifte:

Belgische Leveranciers code EEG = 0

EEG-Leveranciers CODE EEG = 1

NIET-EEG-leveranciers code EEG = 2

5.5.4 Financiële boekingen: BANK / KAS

       De verschillende financiële dagboeken (‘Bank’,’Kas’) worden in de dossiergegevens bijgehouden.

      Combobox periode

     Hier kunt u de gewenste periode selecteren. Standaard zal het programma het hoogste cijfer, meer bepaald de laatst geopende periode, voorstellen.

      Combobox dagboek

Hier kunt u wisselen tussen de financiële dagboeken, indien u meerdere dagboeken heeft aangemaakt.

Vb.: Een kasdagboek en een bankdagboek.

             Nummer

AccoWin stelt het volgende volgnummer voor om een nieuwe financiële verrichting op in te boeken. Dit volgnummer kan worden gewijzigd om een reeds ingeboekte verrichting op te vragen.

             Datum

Vul de datum van het uittreksel in.

             Beginsaldo

Het programma stelt het saldo van de financiële instelling voor.

Dit bedrag kan worden gewijzigd.

             Eindsaldo

Vul het nieuwe saldo in zoals vermeld op het uittreksel.

             Bedrag

Vul het bedrag in zoals het voorkomt op het uittreksel.

D.w.z., positief voor stortingen op de rekening,

                 negatief voor bedragen die van de rekening gaan.

             Rekening

U kunt kiezen uit ‘Klant’, ‘Leverancier’ of ‘Algemene rekening’.

De volgende gegevens kunt u invullen :

- Klantnummer of klantnaam indien een klant betaalt

- Nummer leverancier of naam indien er een betaling gebeurt van een crediteur.

- Algemene rekening indien er een rechtstreekse boeking gebeurt (vb. bankkosten of rechtstreekse imputatie op opbrengstenrekeningen).

             Memo

Vrije zone

             Afpunten van openstaande facturen in het grootboek

Indien er een betaling gebeurt op een klanten- of leveranciersrekening geeft het programma een overzicht van al de openstaande facturen. Selecteer de factuur die moet worden afgepunt. Een ‘X’ zal verschijnen. Indien de betaling niet overeenstemt met de factuur, licht er een volgend scherm op waarop 4 mogelijkheden getoond worden:

 - Selecteer ‘Deelbetaling’ indien er een voorschot betaald wordt

- Selecteer ‘Ontvangen/ toegestane Korting Kontant’ indien het verschil tussen de  betaling en de factuur of creditnota moet worden geboekt als financiële kosten of opbrengsten. Het programma punt de factuur of creditnota af en boekt het verschil als financiële kosten of opbrengsten.

- Selecteer Winst/ verlies wisselkoers

- Selecteer Voordelig/ nadelig betalingsverschil

5.5.5 Diverse boekingen

      Combobox periode

Hier kunt u de gewenste periode selecteren. Standaard zal het programma het hoogste cijfer, meer bepaald de laatst geopende periode, weergeven.

      Combobox dagboek

Hier kunt u wisselen tussen de dagboeken diversen, indien u meerdere dagboeken heeft aangemaakt.

Vb.: Een gewoon dagboek diversen en een dagboek diversen voor loonjournaals.

             Nummer

AccoWin stelt het volgende volgnummer voor om een nieuwe diverse boeking op in te voeren. Dit volgnummer kan gewijzigd worden om een reeds ingeboekte verrichting op te vragen.

             Datum

                     Vul de datum van de diverse boeking in.

             Rekeningnummer

                     U krijgt opnieuw de keuze tussen:

- Klantnummer of klantnaam indien een klant betaalt

- Nummer leverancier of naam indien er een betaling gebeurt van een crediteur.

- Algemene rekening indien er een rechtstreekse boeking gebeurt.

vb. bankkosten

             D(ebet)/C(redit)

             Bedrag

              Vul het bedrag van debet- of creditboeking in.

             Memo

              Vrije zone

5.6 DAGBOEKEN: AFDRUKKEN VAN DAGBOEKEN

5.6.1 Afdrukken van verkoopdagboek

Selecteer het verkoopdagboek dat u wenst af te drukken. Als het dagboek geselecteerd is, zal er vóór het dagboek een vinkje verschijnen.

Een verkoopdagboek kan worden afgedrukt voor één periode of voor meerdere perioden.

De velden begin en einde staan in functie van de geselecteerde optie:

Selecteer periode: ‘van’ en ‘tot’ heeft betrekking op de boekingsperioden. Druk vervolgens op ‘Start afdruk’.

5.6.2 Afdrukken van aankoopdagboek

Selecteer het aankoopdagboek dat u wenst af te drukken. Als het dagboek geselecteerd is, zal er vóór het dagboek een vinkje verschijnen.

Een aankoopdagboek kan worden afgedrukt voor één periode of meerdere perioden.

De velden begin en einde staan in functie van de geselecteerde optie:

Selecteer periode: ‘van’ en ‘tot’ heeft betrekking op de boekingsperioden. Druk vervolgens op ‘Start afdruk’.

5.6.3 Afdrukken van financiële dagboeken

Selecteer een dagboek uit de getoonde lijst. Als het dagboek geselecteerd is, verschijnt er een vinkje vóór dat dagboek.

Een financieel dagboek kan worden afgedrukt voor één periode of voor meerdere perioden. De velden begin en einde staan in functie van de geselecteerde optie:

Selecteer periode: ‘van’ en ‘tot’ heeft betrekking op de boekingsperioden. Druk vervolgens op ‘Start afdruk’.