1. Inleiding

Dit document beschrijft welke data en op welke manier deze data kan geïmporteerd worden in Finasset.


Data kan op 2 manieren geïmporteerd worden in Finasset. Via de grafische manier dat manueel moet gedaan worden door de gebruiker of via command line. Door gebruik te maken van command line parameters kan de import eventueel via taakplanner ingepland worden om elke dag automatisch data te importeren.


Data kan geïmporteerd worden uit een CSV bestand.


Dossiers, boekjaren, algemene rekeningen, investeringen, afschrijvingen en investeringsgroepen kunnen geïmporteerd worden in Finasset.

2. Hoe importeren

2.1 Grafisch importeren

2.1.1 Selectie type import

Data kan grafisch geïmporteerd worden via Menu ▶️ Parameters ▶️ Import


Type Import:

  • CSV bestand: hierbij kan een CSV bestand geselecteerd worden en geïmporteerd in Finasset.
  • Andere type imports zijn voorlopig nog niet ondersteund.


Algemene instellingen tijdens import zijn:

  • Type overschrijven:
    • Toevoegen en update: hierbij wordt zowel nieuwe data toegevoegd als bestaande data geupdate.
    • Enkel toevoegen: hierbij worden enkel maar nieuwe data toegevoegd, bestaande data wordt niet overschreven
    • Enkel update: hierbij wordt enkel maar bestaande data geupdate. Nieuwe data wordt niet geimporteerd.


2.1.2 Import type specifieke schermen

2.1.2.1 Import CSV bestand


Bij aanvinken van vinkje gaat dit type bestand geïmporteerd worden. Indien er dus een bestandsnaam ingevuld staat maar het vinkje staat niet aan dan gaat dit niet geïmporteerd worden.


Bij het drukken op Volgende worden de ingevulde velden bewaard. Op deze manier kan eenvoudig opnieuw getest worden om te importeren zonder telkens opnieuw alle instellingen te moeten ingeven.


2.1.3 Start Import

Na het invullen van de import specifieke instellingen afhankelijk van het type import kan de import gestart worden door op de knop Volgende te klikken.



2.1.4 Voortgang import

Tijdens de import kan je via een progress bar zien hoe ver de import reeds is en kun je ook zien of er reeds fouten zijn opgetreden tijdens de import en/of er al zaken zijn geïmporteerd.


2.1.5 Einde import

Nadat alles is geïmporteerd wordt een overzicht getoond van wat er geïmporteerd is en waar er fouten waren. Als er fouten waren in een record dan wordt deze record niet geïmporteerd.


2.2 Via command line

Het command line programma FinassetCmd.exe kan gebruikt worden om CSV bestanden te importeren via de command line.


Het programma FinassetCmd.exe blijft actief zolang de import loopt. Eens de import gedaan is met of zonder fouten dan stopt het programma met uitvoeren en wordt een exit code teruggegeven. De exit code 0 wordt teruggegeven als de import succesvol verliep anders wordt een exit code verschillend van 0 teruggeven.


Al deze command line parameters worden ook gebruikt in de grafische manier om data te importeren. Meer uitleg over bepaalde parameters kan ook gevonden worden bij de grafische manier van importeren.
Mogelijke command line parameters zijn:


NaamOmschrijvingVerplicht
/host:<host naam>De naam van de Finasset server✅1️⃣
/ipaddress:<ip adres>IP adres van de Finasset server✅1️⃣
/port:<poort nummer>Poort van de server. Als niet meegegeven dan wordt de standaard poort nummer gebruikt.
/db:<database naam>Naam van de database. Als niet meegegeven dan wordt de standaard database van Finasset gebruikt.
/language:<taal>De taal van de foutmeldingen:
N: Nederlands
F: Frans

/itype:<type import>Type bron waarvan de data wordt geïmporteerd:
c: CSV bestand

/dtype:<data type>Welke soort data er moet geïmporteerd worden:
d: dossiers
y: boekjaren
a: investeringen
g: algemene rekeningen
o: investeringsgroepen
/otype:<type import>Type import:
i: enkel nieuwe data toevoegen
u: enkel bestaande data updaten
iu: zowel nieuwe als bestaande data importeren
Standaard waarde is iu.

/logfile: <bestandsnaam>De locatie en naam van het bestand waar de logging informatie van de import in staat. Als deze parameter niet gebruikt wordt dan wordt geen log bestand aangemaakt.
/loginfoAls deze parameter wordt toegevoegd dan wordt naast de fouten ook extra logging informatie getoond en/of weggeschreven in het log bestand.
/overwritelogAls deze parameter gebruikt wordt dan wordt log bestand overschreven telkens het programma wordt uitgevoerd. Als de parameter niet wordt gebruikt dan wordt de logging steeds toegevoegd aan bestaande logbestand.

1️⃣ Ofwel de naam van de server ofwel IP adres is verplicht. Als beide worden meegeven dan wordt de host naam gebruikt.

Parameters specifiek import CSV bestanden:


NaamOmschrijvingVerplicht
/iCsvDFile:<bestandsnaam>De bestandsnaam van het CSV bestand met dossiers
/iCsvYFile:<bestandsnaam>De bestandsnaam van het CSV bestand met boekjaren
/iCsvAFile:<bestandsnaam>De bestandsnaam van het CSV bestand met investeringen
/iCsvADFile:<bestandsnaam>De bestandsnaam van het CSV bestand met afschrijvingen van de investeringen
/iCsvGFile:<bestandsnaam>De bestandsnaam van het CSV bestand met grootboekrekeningen
/iCsvOFile:<bestandsnaam>De bestandsnaam van het CSV bestand met investeringsgroepen


Voorbeeld:
FinassetCmd.exe /host:LBRPServer /itype:c /dtype:d /iCsvDFile:dossiers.csv


3. CSV bestandsstructuur

3.1 Algemene richtlijnen CSV bestand

De CSV bestanden moeten voldoen aan volgende richtlijnen:

  • De eerste lijn van alle CSV bestanden bevat de veldnamen die moeten geïmporteerd worden.
  • Vanaf lijn 2 staat de data dat moet geïmporteerd worden.
  • De velden worden gesplitst door een tab.
  • De records worden gesplitst door een <CR><LF>.
  • Als decimaal scheidingsteken moet punt gebruikt worden vb 1.21
  • Datums hebben als formaat: JJJJMMDD vb: 20120309 wat staat voor 9 maart 2012
  • De encoding van het bestand moet ANSI zijn.
  • Als in document staat dat type Decimaal(2) is dan wil dit zeggen dat het getal maximum 2 getallen na het decimaal scheidingsteken kan bevatten
  • Als een veld niet het CSV bestand zit dan wordt bij een toevoeging de standaard waarde of blanco geïmporteerd. Bij een update wordt het veld niet aangepast als het niet in het CSV bestand zit.


3.2 Standaard codes

3.2.1 Landen

ISO 3166-1 standaard 2-letters wordt gebruikt als land codes binnen Finasset.


Voorbeeld:

VeldnaamOmschrijving
BEBelgie
NLNederland
FRFrankrijk
DEDuitsland
......


3.3 Mapping velden

Hieronder staat per type import beschreven welke velden er kunnen geïmporteerd worden en wat de headernaam(veldnaam) van elk veld is, ...


3.3.1 Dossiers


Veldnaam 

Omschrijving

Type veld (max)

Verplicht

Standaard waarde

Code

Code

Tekst(50)

 

Name

Naam 

Tekst(250)

 

Address

Adres

Tekst(254)

 

 

CountryCode

Land code (zie hierboven)

Tekst(2)

 

BE

ZipCode

Postcode

Tekst(20)

 

 

City

Gemeente

Tekst(250)

 

Phone

Telefoonnummer

Tekst(50)

 

 

Fax

Fax

Tekst(50)

 

 

Email

Email adres

Tekst(250)

 

 

CompanyType

Type bedrijf:

1: Vennootschap

2: VZW

3: Natuurlijk persoon

Nummer

 

Language

Taal code:

1: Nederlands

2: Frans

3: Engels

4: Duits

Nummer

 

1

CompanyNumber

Ondernemingsnummer. Punten, spaties en streepjes worden automatisch verwijderd uit nummer en als nummer 9 lang is wordt deze omgevormd naar 10 door er een 0 voor te zetten.

Tekst(30)

 

AssetMaxPercDig

Maximale tarief voor degressieve afschrijvingen op aankoopwaarde. Indien 40% dan moet de waarde hier 40 zijn.

Decimaal(2)

 

Parameter applicatie. Normaal 40.

AssetMinPerc

Minimum percentage afschrijving

Decimaal(2)

 

Parameter applicatie. Normaal 0,05

AssetAutoDigLin

Y: Automatische overgang van degressief naar lineair bij afschrijving

N: geen automatisch overgang

Tekst(1)

 

Parameter applicatie. Normaal: Y

AssetBelowMinAddLastPer

Y: Indien afschrijving onder min percentage dan toevoegen aan laaste periode

N: Indien afschrijving onder min percentage dan toevoegen aan eerste periode

Tekst(1)

 

Parameter applicatie. Normaal: Y

AssetDefaultDepreciationType

Type afschrijving:

L: Lineair

D: Degressief

Tekst(1)

 

Parameter applicatie. Normaal: L

AssetDefaultPerc

Afschrijvingspercentage. Indien afschrijvingspercentage 20 is dan is dit afschrijven over 5 jaar

Decimaal(4)

 

Parameter applicatie. Normaal: 20

AssetDefaultNumberOfYear

Aantal jaren afschrijven. Indien aantal jaar 5 is dan is percentage 20

Decimaal(4)

 

Parameter applicatie. Normaal: 5

AssetWarnNoPurchaseDate

Y: Er wordt een melding getoond bij bewaren van investering als er geen AK datum ingevuld is 

N: Er wordt geen melding getoond

Tekst(1)

 

Parameter applicatie. Normaal: Y

AssetWarnNoDerecognitionDate

Y: Er wordt een melding getoond bij bewaren van investering als er geen uitboekingsdatum ingevuld is 

N: Er wordt geen melding getoond

Tekst(1)

 

Parameter applicatie. Normaal: Y

AssetWarnNoVATPurchaseDate

Y: Er wordt een melding getoond bij bewaren van investering als er geen btw datum ingevuld is 

N: Er wordt geen melding getoond

Tekst(1)

 

Parameter applicatie. Normaal: Y

AssetCopyPurchDtToVATDtIfEmpty

Y: Als de AK datum ingevuld is en de BTW datum is leeg dan wordt de AK datum ook bewaard in het BTW datum veld.

N: Er wordt niets gedaan

Tekst(1)

 

Parameter applicatie. Normaal: Y


3.3.2 Boekjaren


Bij toevoegen van een boekjaar gaat systeem de afschrijving voor de bestaande investeringen in dat boekjaar berekenen en invoegen.

  • Startdatum kan enkel aangepast worden voor het eerste boekjaar.
  • Einddatum kan enkel aangepast worden voor het laatste boekjaar.

Als start en/of einddatum aangepast wordt dan worden de afschrijvingen voor dat boekjaar en de volgende boekjaren NIET herberekend.


Veldnaam 

Omschrijving

Type veld (max)

Verplicht

Standaard waarde

DossierCode

Code van het dossier waartoe dit boekjaar behoort (zie hierboven)

Tekst(50)

 

Code

Code. Deze code moet uniek zijn binnen het dossier

Tekst(50)

 

StartDate

Begindatum van het boekjaar

Datum

 

EndDate

Einddatum van het boekjaar

Datum

 

ProRataType

Type pro rata:

1: Geen pro rata

2: Per dag afschrijving berekenen

Nummer

 

1

BalanceType

Type balans:

1: VKT

2: VOLL

Nummer

 

1


3.3.3 Algemene rekeningen


Veldnaam 

Omschrijving

Type veld (max)

Verplicht

Standaard waarde

DossierCode

Code van het dossier waartoe deze algemene rekening behoort (zie hierboven)

Tekst(50)

 

Code

Rekeningnummer. Kan enkel cijfers bevatten. Deze code moet uniek zijn binnen het dossier

Tekst(10)

 

Description

Omschrijving van de algemene rekening

Tekst(250)

 

 

GenAccDep

Rekeningnummer waarop de afschrijvingen worden geboekt van deze algemene rekening. Kan enkel cijfers bevatten

Tekst(10)

 

 

GenAccCost

De kostenrekening waarop de afschrijvingen worden geboekt. Kan enkel cijfers bevatten

Tekst(10)

 

 

GenAccType

Type algemene rekening:
 1: Kapitaalsubsidies & gespreid te belasten meerwaarden (1)

2: Oprichtingskosten (20)

3: IVA-Onderzoek en ontwikkeling (210)

4: IVA-Concessies, octrooien, licenties, knowhow, merken en soortelijke rechten (211)

5: IVA-Goodwill (212)

6: IVA-Vooruitbetalingen (213)

7: MVA-Industriële, administratieve of commerciële gebouwen (22)

8: MVA-Installaties, machines en uitrusting(23)

9: MVA-Rollend materieel (24)

10: MVA-Kantoormaterieel en meubilair (24)

11: MVA-Leasing en soortgelijke rechten (25)

12: MVA-Andere materiële vaste activa (26)

13: MVA-Activa in aanbouw en vooruitbetalingen (27)

Nummer

 

Indien niet ingevuld wordt automatisch bepaald adhv rekeningnummer. Bij rekeningnummer 24xxxx wordt standaard 24 genomen


3.3.4 Investeringsgroepen


Veldnaam 

Omschrijving

Type veld (max)

Verplicht

Standaard waarde

DossierCode

Code van het dossier waartoe deze investeringsgroep behoort (zie hierboven)

Tekst(50)

 

Code

De code van de investeringsgroep

Tekst(50)

 

Description

Omschrijving van de investeringsgroep

Tekst(250)

 

 


3.3.5 Investeringen


Bij toevoegen van investering gaat systeem automatisch de afschrijvingen berekeningen en invoegen.


Veldnaam 

Omschrijving

Type veld (max)

Verplicht

Standaard waarde

DossierCode

Code van het dossier waartoe deze investering behoort (zie hierboven)

Tekst(50)

 

Code

De code van de investering. Deze code moet uniek zijn binnen het dossier.

Tekst(50)

 

Description

Omschrijving

Tekst(250)

 

 

GenAccCode

De code van de algemene rekening

Tekst(10)

 

PurchaseYearCode

De code van het aankoopboekjaar

Tekst(50)

✅1️⃣

 

PurchaseYear

Aankoopboekjaar waarbij boekjaar niet gedefinieerd is in het systeem. Dit is handig voor zeer oude investeringen. Deze investeringen moeten wel liggen voor het eerste boekjaar aangemaakt voor dit dossier

Nummer

✅3️⃣

 

AssetGroupCode

De code van de groep waartoe deze investering behoort

Tekst(50)

 

 

PurchaseValue

De aankoopwaarde van de investering zonder BTW

Decimaal(2)

 

0

PurchaseVATDeducted

Bedrag afgetrokken BTW

Decimaal(2)

 

0

PurchaseVATNotDeducted

Bedrag niet afgetrokken BTW

Decimaal(2)

 

0

PurchaseVATNotDeductedAsset

Y: niet aftrekbare BTW toevoegen aan de investering om af te schrijven

N: Niet aftrekbare BTW niet toevoegen aan de investering om af te schrijven

Tekst(1)

 

Y

AssetDepreciationType

Type afschrijving:

L: Lineair

D: Degressief

Tekst(1)

 

Standaard waarde op dossier niveau

AssetPerc

Afschrijvingspercentage. Ofwel dit ofwel AssetNumberOfYear moet ingevuld zijn. Indien beide dan moet de omrekening kloppen.

Decimaal(4)

 

Standaard waarde op dossier niveau

AssetNumberOfYear

Aantal jaren afschrijven. Ofwel dit ofwel AssetNumberOfYear moet ingevuld zijn. Indien beide dan moet de omrekening kloppen.

Decimaal(4)

 

Standaard waarde op dossier niveau

ResidualValue

Restwaarde. Indien investering die afgeschreven wordt op 0 jaar zoals terreinen dan is restwaarde gelijk aan aankoopwaarde+niet afgetrokken BTW

Decimaal(2)

 

0

PurchaseDate

Aankoopdatum

Datum

✅2️⃣

 

PurchaseJournal

Aankoopdagboek

Tekst(20)

 

 

PurchaseDocNumber

Aankoop document nummer

Nummer

 

 

PurchaseSupplier

Leverancier

Tekst(250)

 

 

BookingOutTypeCode

Uitboekings type code:

00000001: Verkoop

00000002: Diefstal

00000003: Verlies

00000004: Buitengebruikstelling

… : Of zelf gedefinieerde uitboekingstypes

Indien veld blanco dan is er geen uitboekingstype

Tekst(50)

 

 

BookingOutYearCode

De code van het uitboekingsboekjaar. Kan enkel ingevuld zijn als uitboekingstype ingevuld is

Tekst(50)

 

 

BookingOutValue

Uitboekingswaarde zonder BTW

Decimaal(2)

 

0

BookingOutVAT

BTW uitboekingswaarde

Decimaal(2)

 

0

BookingOutDate

Uitboekingsdatum

Datum

 

 

BookingOutJournal

Uitboekingsdagboek

Tekst(20)

 

 

BookingOutDocNumber

Uitboekingsdocumentnummer

Nummer

 

 

BookingOutCustomer

Klant

Tekst(250)

 

 

InvestmentDeductionKind

Investeringsaftrek soort:

1: Eénmalig

2: Gespreid

Indien niets ingevuld dan geen investeringsaftrek

Nummer

 

 

InvestmentDeductionType

Investeringsaftrek type:

1: Onderzoek en ontwikkeling

2: Energiebesparende investeringen

3: Beveiliging beroepslokalen

4: Rookafzuig- of verluchtingssys.

5: Octrooien

7: Zeeschepen

8: Hergebruik verpakking

99: Andere investering

Type investeringsaftrek is afhankelijk van type bedrijf en soort investeringsaftrek. Moet ingevuld zijn indien InvestmentDeductionKind ingevuld is anders moet het leeg zijn.

Nummer

 

 

Comment

Kommentaar

Tekst(1024)

 

 

VATDate

BTW Datum recht van aftrek

Datum

 

VATType

Soort BTW:

1: 5j (Roerend)

2: 15j (Onroerend)

3: 0j (< 1000 EUR)

Nummer

 

1

AllowDepInYearBookingOut

Y: Afschrijving toelaten in boekjaar uitboeking

N: Geen afschrijving toelaten in boekjaar uitboeking

Tekst(1)

 

N

TotalDepPreviousYears

Mag enkel ingevuld zijn als het veld PurchaseYear ingevuld is. Dit veld bevat het totaal bedrag dat reeds afgeschreven is .

Decimaal(2)

 

0

1️⃣ PurchaseYearCode of PurchaseYear moet ingevuld zijn. Beide mogen niet tegelijk ingevuld zijn.

2️ Aankoopdatum moet verplicht ingevuld worden als aankoopboekjaar pro rata is.

3.3.6 Afschrijvingen


Veldnaam 

Omschrijving

Type veld (max)

Verplicht

Standaard waarde

DossierCode

Code van het dossier waartoe deze afschrijving behoort (zie hierboven)

Tekst(50)

 

AssetCode

Code van de investering waartoe deze afschrijving behoort (zie hierboven)

Tekst(50)

 

DepreciationYear

Code afschrijvingsboekjaar (zie hierboven)

Tekst(50)

 

Depreciation

Afschrijvingsbedrag

Decimaal(2)

 

0


3.3.7 Overboekingen investering naar andere algemen rekening


Veldnaam 

Omschrijving

Type veld (max)

Verplicht

Standaard waarde

DossierCode

Code van het dossier waartoe de investering behoort de we gaan overboeken

Tekst(50)

 

AssetCode

Code van de investering die we gaan overboeken naar andere rekening

Tekst(50)

 

NewAssetCode

De code van de nieuwe investering die zal aangemaakt worden op de andere algemene rekening

Tekst(50)

 

GenAccDep

Nieuw rekeningnummer voor deze investering

Tekst(10)

 

BookingOutTypeCode

Uitboekings type: Voorbeeld

00000005: Uitboeking

Tekst(50)

 

YearCode

De code van het boekjaar waarin de algemene rekening verandert

Tekst(50)

 

Date

Datum waarop deze overboeking moet gebeuren

Datum

 

 

Journal

Dagboek waarin deze overboeking wordt gedaan

Tekst(20)

 

 

DocNumber

Documentnummer waarin deze overboeking wordt gedaan

Nummer

 

 

Comment

Opmerking over deze overboeking

Tekst(1024)

 

 


3.3.8 Uitboeking investering


Als de uitboeking 100% is dan kan dit onmiddellijk gedaan worden bij importeren van de investering door BookingOutTypeCode en BookingOutYearCode in te vullen.

Is de uitboeking NIET 100% dan moet dit gedefinieerd worden in een extra bestand.


Veldnaam 

Omschrijving

Type veld (max)

Verplicht

Standaard waarde

DossierCode

Code van het dossier waartoe de investering behoort dat we gedeeltelijk gaan uitboeken

Tekst(50)

 

AssetCode

Code van de investering die gedeeltelijk gaan uitboeken

Tekst(50)

 

NewAssetCode

De code van de nieuwe investering die zal aangemaakt worden als we gedeeltelijk gaan uitboeken

Tekst(50)

 

BookingOutTypeCode

Uitboekings type code:

00000001: Verkoop

00000002: Diefstal

00000003: Verlies

00000004: Buitengebruikstelling

… : Of zelf gedefinieerde uitboekingstypes

Tekst(50)

 

YearCode

De code van het boekjaar waarin de uitboeking wordt gedaan

Tekst(50)

 

PurchaseValueMinus

De aankoopwaarde van de investering zonder BTW dat uitgeboekt wordt

Decimaal(2)

 

PurchaseVATDeductedMinus

Bedrag afgetrokken BTW dat uitgeboekt wordt

Decimaal(2)

 

 

PurchaseVATNotDeductedMinus

Bedrag niet afgetrokken BTW dat uitgeboekt wordt

Decimaal(2)

 

 

DepreciationMinus

Bedrag afschrijvingen dat uitgeboekt wordt

Decimaal(2)

 

 

BookingOutDate

Uitboekingsdatum

Datum

 

 

BookingOutJournal

Uitboekingsdagboek

Tekst(20)

 

 

BookingOutDocNumber

Uitboekingsdocumentnummer

Nummer

 

 

BookingOutValue

Uitboekingswaarde zonder BTW

Decimaal(2)

 

 

BookingOutVAT

BTW uitboekingswaarde

Decimaal(2)

 

 

BookingOutCustomer

Klant

Tekst(250)

 

 

Comment

Opmerking over deze uitboeking

Tekst(1024)

 

 



3.4 Voorbeeld Excel bestand

De CSV bestanden kunnen aangemaakt worden via Excel. Hierbij moet het volgende gedaan worden:

  • Eerste rij bevat de veldnamen
  • De volgende rijen bevatten de data dat moet geïmporteerd worden
  • Zorg dat datums en getallen in het juiste formaat worden geformatteerd zoals hierboven beschreven. Door rechtermuis te klikken op een cel kan de formattering ingesteld worden. Hierbij kan dus ingesteld worden dat de formattering van een datum veld jjjjmmdd moet zijn. Hieronder een voorbeeld om de datum 25/01/1951 te laten formattering zoals deze nodig is voor Finasset.
  • Excel bestand kunt u bewaren als .xls of .xlsx bestand. Maar een .xls of .xlsx bestand kan niet geïmporteerd worden in Finasset. Hiervoor moet het bestand eerst bewaard worden als eens "Text (Tab delimited) (*.txt)" bestand.