Comment importer des fichiers UBL ?
Accowin pour la lecture d'UBL doit être installé.
Via le menu : Importation UBL - Paramètres UBL
Vous pouvez ensuite définir les paramètres de traitement des fichiers UBL via le menu "Importation UB" - Paramètres UBL.
Billit va fournir un dossier dans lequel seront placées vos factures d'achat au format UBL (et éventuellement les factures de vente).
Vous devez spécifier ces dossiers dans les différents onglets des paramètres :
Il est préférable de construire la structure du dossier comme suit :
(similaire au traitement des fichiers CODA)
Un dossier pour chaque fichier (0123456789)
En dessous, un dossier pour les achats et un dossier pour les ventes
Sous ces dossiers, un sous-dossier pour les factures traitées et éventuellement pour les factures que vous souhaitez traiter ultérieurement parce qu'elles doivent être contrôlées ou qu'elles se rapportent déjà à une période comptable ultérieure.
Un dossier est également prévu pour les factures UBL que vous traiterez manuellement.
Pour les ventes, vous devez spécifier quels comptes du grand livre et dans quel journal sont comptabilisés par défaut, mais je crois comprendre que vous lirez les factures de vente via le XML d'Accowin.
Pour les achats, indiquez le journal standard, le compte d'achat standard et les comptes d'application de l'escompte de caisse ou des achats exonérés de TVA.
Indiquez également les codes TVA standard pour les achats en co-traitance ou en intracom.
Si vous cochez la case "Appliquer un cachet avec le document de réservation dans le PDF", un cachet sera placé dans le PDF de la facture avec la référence au journal et le numéro de document de la réservation de la facture.
Vous pouvez traiter les factures UBL de deux manières :
- Par l'écran global où toutes les factures UBL sont affichées prêtes dans les dossiers d'achats et de ventes :
Une proposition de réservation pour chaque document est présentée ici.
Les clients/fournisseurs qui n'existent pas peuvent être créés en cliquant sur .
Sélectionnez les factures que vous souhaitez comptabiliser.
Celles-ci sont alors envoyées à l'écran de saisie des achats et des ventes pour y être saisies.
(Cette méthode est principalement utilisée pour les factures de vente).
- Via l'écran de saisie des achats ou des ventes :
Sélectionnez le numéro de la facture et appuyez sur la touche F2 ou cliquez sur le bouton "Importer UBL (F2)".
La liste des fichiers UBL s'affiche alors.
Sélectionnez un fichier à lire. Les données sont récupérées et remplies à l'écran.
Dans l'écran séparé, le PDF de l'UBL est affiché. (Si le PDF n'est pas affiché ou si vous souhaitez l'agrandir, vous pouvez cliquer sur le bouton 
Si le fournisseur est connu et qu'un compte de comptabilisation par défaut a été saisi sur la feuille du fournisseur, ce compte de grand livre sera suggéré comme entrée.
Si les entrées sont correctes, vous pouvez approuver la facture via F12. (ou le bouton "Enregistrer le document").
Après l'enregistrement de la facture, celle-ci sera déplacée dans le dossier des factures traitées que vous avez spécifié.
Puisque le PDF de la facture est disponible, vous pouvez accéder au PDF dans l'historique chez les fournisseurs (ou les clients).
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la ligne de l'entrée dans l'historique et sélectionnez "Afficher le document"
Le PDF s'affiche.
Les documents qui ne doivent pas être traités ou qui doivent l'être ultérieurement peuvent être déplacés dans un dossier séparé.
Opties Verkoopfacturen
Opties Aankoopfacturen
Importeren van UBL facturen
La date et le numéro de facture (pour les ventes uniquement) peuvent être modifiés.
Le numéro de facture pour les ventes est désormais reconnu différemment, de sorte qu'il y a moins de risque que le même numéro soit généré pour toutes les ventes
01/2018 => 12018 et 02/208 => 22018 et non plus 2018 pour les deux factures.
L'écran PDF peut être mieux sélectionné.
